Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

E-Mail: info@healthandbalance.at

2. Besuch der Website und Hosting

Beim Aufruf der Website werden technische Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können IP-Adresse, Zeitpunkt und angeforderte Seite, Browser- und Geräteinformationen sowie die zuvor besuchte Seite (Referrer) gehören. Dies dient der Auslieferung der Website und der Sicherung ihres Betriebs.

Die Website wird über Sites von OpenAI bereitgestellt und über die Infrastruktur von Cloudflare ausgeliefert. Die technische Bereitstellung erfolgt auf Grundlage des berechtigten Interesses an einer funktionsfähigen und sicheren Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Informationen der Anbieter: Datenschutzhinweise von OpenAI und Datenschutzhinweise von Cloudflare.

Die konkreten Vertragspartner, Rollen, Speicherorte, Protokollierungsfristen und gegebenenfalls Garantien für Übermittlungen außerhalb des EWR sind vor der öffentlichen Verwendung anhand der Hosting-Vereinbarungen zu bestätigen.

3. Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie eine E-Mail senden, werden Ihre E-Mail-Adresse, die von Ihnen mitgeteilten Kontaktdaten und der Inhalt Ihrer Nachricht zur Bearbeitung Ihres Anliegens verarbeitet. Der E-Mail-Link öffnet Ihr eigenes E-Mail-Programm. Für die Terminanfrage steht außerdem das unten beschriebene Formular bereit.

Bei Anfragen zu Leistungen oder einer bestehenden Beratung beruht die Verarbeitung auf vorvertraglichen Maßnahmen beziehungsweise Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bei sonstigen Anfragen erfolgt sie zur Wahrung des berechtigten Interesses an der Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Cookies, Anmeldung und eingebundene Inhalte

Die Website verwendet keine Analyse- oder Werbetracker und lädt keine externen Schriftarten oder Social-Media-Feeds. Die eigene Terminauswahl fragt die Verfügbarkeit über den Website-Server ab; ein Google-Kalender wird nicht im Browser eingebettet.

Der Klienten- und Adminbereich setzt nach erfolgreicher Anmeldung einen technisch notwendigen Sitzungscookie. Er ist im Browser nicht durch JavaScript lesbar und wird über HTTPS übertragen. Sitzungen enden spätestens nach acht Stunden oder nach einer Stunde ohne Nutzung; bei Abmeldung, Sperrung oder Passwortänderung werden sie ungültig. Die Datenbank speichert eine Prüfsumme des Sitzungsschlüssels, den Kontobezug und Sitzungszeiten. Zum Schutz vor Anmeldeversuchen werden mit einem geheimen Schlüssel erzeugte Prüfsummen der E-Mail-Adresse und IP-Adresse sowie Versuchszähler in Zehn-Minuten-Fenstern verarbeitet; abgelaufene Einträge werden bei der nächsten Anmeldung entfernt.

Die Verarbeitung für Anmeldung und Zugriffsschutz dient dem sicheren Betrieb des vereinbarten Klientenzugangs (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Soweit zusätzlich ein Zugriffsschutz des Hosting-Anbieters aktiviert ist, gelten dessen Hinweise zu notwendigen Anmeldedaten und Cookies.

5. Terminanfrage und Kalenderabgleich

In der Terminauswahl werden nach Aktivierung der Google-Verbindung nur freie oder belegte Zeiten aus dem Kalender von Health & Balance angezeigt. Namen, Beschreibungen und weitere Inhalte bestehender Termine werden nicht an Besucher ausgegeben. Die Verbindung erfolgt über den Website-Server und Google Apps Script. Solange die Verbindung nicht eingerichtet oder nicht erreichbar ist, sind Zeiten nicht auswählbar.

Beim Absenden einer Anfrage werden Name, E-Mail-Adresse, Termingrund, gewünschter Tag und gewünschte Stunde sowie die freiwillige Nachricht über den Website-Server an Google Apps Script übermittelt. Google versendet eine E-Mail an info@healthandbalance.at mit diesen Angaben und einer vorläufigen Kalenderdatei. Es wird kein Termin automatisch eingetragen. Die Verarbeitung dient der Bearbeitung Ihrer vorvertraglichen Anfrage. Bitte übermitteln Sie über dieses Formular keine Gesundheitsbefunde oder anderen sensiblen Angaben.

Zum Schutz vor Mehrfachversand und Missbrauch speichert die Verbindung technische Anfrage-IDs, Prüfsummen und Versandstatus für bis zu sieben Tage; abgelaufene Einträge werden beim nächsten Versand entfernt. Für Stundenbegrenzungen werden gesalzene Prüfsummen der IP-Adresse und E-Mail-Adresse verwendet; abgelaufene Einträge werden bei der nächsten Anfrage entfernt. Die vollständige Nachricht wird hierfür nicht gespeichert. Anfragedaten verbleiben im E-Mail-Postfach zur Bearbeitung Ihres Anliegens.

Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von Google.

6. Klientenbereich und Gesundheitsangaben

Josef Miller legt Klientenzugänge mit E-Mail-Adresse, Anzeigename und einem Startpasswort an. Die Website-Datenbank speichert Passwörter ausschließlich als gesalzene, mit einem zusätzlichen geheimen Schlüssel geschützte Passwortprüfwerte. Sie können Ihr Passwort nach der Anmeldung ändern.

Beim Anlegen eines Klientenzugangs werden Anzeigename, E-Mail-Adresse, das gewählte Startpasswort und die freigegebenen Bereiche über die geschützte Serververbindung an Google Apps Script übermittelt. Google versendet die Willkommensmail mit Login-Link und Startpasswort an die angegebene Klientenadresse. Eine PDF-Anleitung im Anhang beschreibt die freigegebenen Bereiche und den immer verfügbaren Chat; im PDF steht kein Passwort. Anamnese- und Planinhalte werden in dieser Mail nicht mitgesendet. Das Startpasswort wird für den Mailversand im Klartext verarbeitet und ist anschließend in der empfangenen E-Mail enthalten. Die Website speichert für den Versand nur Konto- und Statusmetadaten sowie eine mit einem geheimen Schlüssel erzeugte Prüfsumme. Technische Google-Versandbelege enthalten ID, Prüfsumme und Status und werden nach sieben Tagen bei einer nachfolgenden Anfrage entfernt. Ein unklarer Versand wird nicht automatisch wiederholt.

Im persönlichen Formular werden Vorname, Nachname, Beruf, Geburtsdatum, Geschlecht, Größe, Gewicht, Beziehungsstatus, Kinder und gegebenenfalls deren Anzahl, Ernährungsweise und ein ergänzender Kommentar sowie Vorerkrankungen und Medikamente erfasst. Der erweiterte Anamnesefragebogen umfasst außerdem Anliegen und Ziele, Arbeitsumfang, Allergien und Unverträglichkeiten, Gewichtsentwicklung, den typischen Ernährungstag und Getränke, Hunger und Sättigung, frühere oder aktuelle Essproblematik, psychisches Wohlbefinden und Stress, Schlaf, Sport, Tagesstruktur, Haushalt und soziales Umfeld, Lebensmittelpräferenzen, Verdauung, Genussmittel, hormonelle Gesundheit und Ihre Wünsche an die Beratung. Dazu können auch sensible Angaben zu psychischer Gesundheit, Schwangerschaft und Essstörungen sowie persönliche Angaben zu Familie, Partnerschaft und Lebensmittelverzicht aus religiösen oder kulturellen Gründen gehören. Das Alter wird aus dem Geburtsdatum berechnet. Alle Fragen sind freiwillig. Die Verarbeitung dient der Vorbereitung und Durchführung Ihrer Ernährungsberatung.

Gesundheitsangaben sind besonders geschützte personenbezogene Daten. Das Formular wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Zeitpunkt und Fassung dieser Einwilligung werden als Nachweis gespeichert. Bei erstmaliger Speicherung des erweiterten Fragebogens wird die Einwilligung erneut abgefragt; der gespeicherte Nachweis wird auf die neue Fassung aktualisiert. Sie können Ihre Angaben jederzeit bearbeiten. Über „Angaben löschen und Einwilligung widerrufen“ werden alle gespeicherten Formularangaben einschließlich des Einwilligungsnachweises gelöscht; Ihr Zugang bleibt bestehen. Für die Löschung des Zugangs oder gesonderter Beratungsunterlagen wenden Sie sich bitte an Josef Miller. Ein Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf nicht.

Josef Miller kann ergänzend einen persönlichen Ernährungs- und Gesundheitsplan als Auswertung der Anamnese erstellen und aktualisieren. Dieser umfasst persönliche Angaben und einen geschätzten Kalorienbedarf für Ruhe-, Arbeits- und Sporttage sowie Herausforderungen, Ziele, Maßnahmen, Ernährung, Bewegung, Schlaf, vier Wochenfokusse mit einem Abschlussgespräch, Grundregeln und Erfolgskontrolle. Der Plan dient der Durchführung Ihrer Beratung. Klienten können ausschließlich ihr eigenes Formular und ihren eigenen Plan abrufen; den Plan kann nur Josef Miller bearbeiten. Josef Miller kann es im geschützten Adminbereich einsehen. Formular und Plan werden getrennt und vor der Speicherung verschlüsselt; der Entschlüsselungsschlüssel liegt getrennt in der geschützten Serverkonfiguration. Die Verarbeitung erfolgt über die oben beschriebenen Hosting-Dienstleister und eine Cloudflare-D1-Datenbank. Formular- und Planinhalte werden nicht per E-Mail versendet. Josef Miller verwaltet außerdem eine geschützte Rezeptbibliothek und kann einzelne Rezepte für Ihren Klientenzugang freischalten. Gespeichert werden die Zuordnung zwischen Klient und Rezept sowie der Zeitpunkt der Freigabe. Klienten können nur freigeschaltete Rezepte lesen; eine Freigabe kann durch Josef Miller entfernt werden. Die Rezeptbibliothek wird verschlüsselt gespeichert und ist nicht öffentlich zugänglich. Die Funktion „Angaben löschen und Einwilligung widerrufen“ löscht den Anamnesefragebogen; für die Löschung eines bereits erstellten persönlichen Plans als gesonderte Beratungsunterlage wenden Sie sich bitte an Josef Miller.

Die Angaben bleiben bis zur Löschung gespeichert. Eine regelmäßige Löschung nach Beratungsende und konkrete Aufbewahrungsfristen müssen mit den tatsächlichen Geschäftsabläufen abgestimmt werden. Weitere Informationen zur Rechtsgrundlage: Datenschutz-Grundverordnung.

7. Externe Links

Diese Website enthält einen Link zu Instagram. Externe Websites werden erst beim Anklicken aufgerufen. Dabei erhält der jeweilige Betreiber technisch erforderliche Verbindungsdaten und verarbeitet diese nach seinen eigenen Datenschutzhinweisen.

8. Empfänger und Speicherdauer

Soweit erforderlich, erhalten die für Hosting, technische Bereitstellung und E-Mail zuständigen Dienstleister Daten. Eine weitere Übermittlung erfolgt nur, wenn sie rechtlich zulässig ist, beispielsweise zur Vertragserfüllung oder aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung.

Anfragedaten werden so lange aufbewahrt, wie sie für die Bearbeitung des Anliegens benötigt werden. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und erforderliche Nachweise können eine längere Speicherung verlangen. Die konkreten Fristen für Beratungs-, Vertrags- und Rechnungsdaten sind mit den tatsächlichen Geschäftsabläufen abzustimmen.

9. Ihre Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Außerdem können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen. Eine erteilte Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an info@healthandbalance.at.

Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen, insbesondere bei der Österreichischen Datenschutzbehörde.

10. Änderungen und Fragen

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich die Funktionen der Website oder die zugrunde liegenden Datenverarbeitungen ändern. Für Fragen zum Datenschutz erreichen Sie Josef Miller unter info@healthandbalance.at.